Affidare il Marketing della tua azienda ad un’agenzia esterna: sfide e soluzioni

Non tutte le aziende hanno un team di Marketing al proprio interno o ne hanno uno in grado di occuparsi da solo di tutte le operazioni necessarie.

Anzi: è sempre più diffusa la tendenza ad optare per una collaborazione tra professionisti, ossia imprese ed agenzie di Marketing. Ma quali difficoltà comporta affidarsi ad una realtà esterna? E come fare per superarle?

L’amministrazione efficace di un’azienda richiede molto impegno. Non è semplice far fronte ad ogni necessità, dalla Lead Generation alla logistica di tutto ciò che è coinvolto nella gestione di un moderno business. La costante pressione per mantenersi competitivi e crescere sul mercato rende inoltre inevitabile il destinare una parte significativa delle risorse, sia economiche che umane, al Marketing nelle più moderne strategie.

In alcuni contesti, la risposta a questa ultima esigenza viene riconosciuta nell’affidarsi ad un’agenzia di Inbound Marketing esterna all’azienda, che possa affiancare il team residente alleviandone il carico di lavoro, dedicarsi all’elaborazione di strategie innovative modellate sulle specifiche esigenze della compagnia e metterle in pratica con la dovuta dedizione e con la competenza di uno specialista in materia.

Nonostante i molti aspetti positivi, questa opzione non è però priva di insidie. L’azienda si troverà di fronte a diverse sfide che richiederanno una soluzione adeguata e tempestiva. Sulla base di ciò che abbiamo sperimentato in prima persona, abbiamo dunque pensato di raccogliere alcune di esse in questo articolo: pronto a scoprire come assicurarti una serenaefficiente e produttiva collaborazione con un team di Inbound Marketing esterno?

Contenuti in breve:

Le principali sfide

Le difficoltà imposte dall’affidare ad una realtà esterna una parte delicata della tua gestione aziendale – come quella dell’Inbound Marketing – sono molte. Alcune di esse sono di natura organizzativa e operativa, altre sono di stampo prettamente psicologico.

Le due tipologie sono strettamente collegate: è normale infatti che il non avere certezze sulla qualità del servizio offerto, sulle modalità di coinvolgimento più opportune e sulle metodologie che sarebbe meglio adottare desti preoccupazioni. Come sempre, la risposta è nell’informazione: vediamo assieme alcuni suggerimenti.

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Individuare l'agenzia

Trovare le persone giuste è complicato in ogni ambito. Questo vale dunque sia per un’agenzia esterna che per chi è impiegato direttamente nella tua azienda. Non puoi conoscere a priori quali siano le battaglie personali di ciascun individuo, le sue abitudini o il suo carattere. Ciò non significa però che tu non abbia alcun mezzo per operare una scelta ponderata.

Rimandiamo ad un nostro precedente articolo per dei consigli dettagliati su come scegliere il giusto partner per il tuo progetto di Inbound Marketing. Aggiungiamo che, come accade per le tue risorse interne, il tempo gioca un ruolo essenziale. Così come il periodo di prova serve al dipendente ed all’azienda per conoscersi reciprocamente e per prepararsi a raggiungere la massima efficienza, allo stesso modo dovrai concedere alla tua collaborazione con l’agenzia un periodo di rodaggio, di allineamento.

L’agenzia dovrà impegnarsi nel ascoltare le tue esigenze, i tuoi obiettivi e le tue aspirazioni per il breve, medio e lungo termine. Ti porrà domande specifiche circa le modalità operative della tua azienda ed ogni attività di Inbound e Marketing in generale precedentemente svolta o in corso. La tua parte sarà fornire all’agenzia la massima trasparenza e collaborazione: più informazione fornirai e più il servizio potrà risultare su misura per il tuo business.

Impostare un rapporto produttivo

Ogni membro del tuo team, che sia interno o in remoto, dovrebbe avere le caratteristiche di auto-motivazione, proattività e capacità di adattamento alle esigenze del momento. Queste qualità costituiscono un terreno fertile per la coltivazione di un rapporto produttivo che, però, necessita anche di un’opportuna pianificazione.

La principale linea guida dovrebbe essere quella di elaborare una puntuale strategia di Inbound Marketing assieme alla tua agenzia e fissare quali obiettivi intendete raggiungere entro quali tempistiche. In questo, è fondamentale concordare anche una chiara procedura di comunicazione (della quale parleremo più avanti).

Quando hai la possibilità di condividere quotidianamente l’ufficio con il tuo team di Marketing, di incontrarlo per i corridoi o di poterlo raggiungere poche stanze più in là, spesso si sottovaluta il ruolo che le micro-conversazioni hanno. Laddove esse vengano a mancare, per tenere allineate le attività e assicurarsi che tutti siano al passo è necessario stabilire metodi di follow-up scadenzati.

Stabilire procedimenti operativi

Una parte importante della produttività raggiunta dalla cooperazione tra la tua azienda ed un’agenzia di Marketing è costituita dai processi adottati. Essi costituiscono lo scheletro della vostra attività di Inbound Marketing, un meccanismo che funziona solo se ogni ingranaggio è ben oliato e si incastra alla perfezione con gli altri. 

Tali procedimenti devono regolare le attività giornaliere ed è fondamentale che siano condivisi da tutti gli attori: se ogni risorsa coinvolta nell’attività di Marketing agisse secondo un proprio schema personale si creerebbe il caos e andrebbero perse sia la produttività che la possibilità di tenere sotto controllo svolgimento e progressi della strategia. Tale anarchia renderebbe impossibile anche standardizzare le procedure e applicare funzioni di Marketing Automation.

Seguire dei processi funzionali condivisi potrebbe essere impegnativo nelle prime fasi della collaborazione con un team esterno. Ma è essenziale che vengano concordati proprio in quel momento, cioè a monte delle attività. È chiaro comunque che le procedure non dovranno essere necessariamente “scolpite nella pietra”, ma potranno al contrario modificarsi con il progredire della strategia e di pari passo con la crescita dell’azienda.

Programmare la comunicazione

Forse l’elemento più importante, implicito anche negli aspetti che abbiamo già trattato. A maggior ragione nel caso di un team di Marketing decentrato rispetto agli altri dipartimenti della tua azienda, una costante ed efficiente comunicazione è assolutamente obbligatoria.

Ma cosa rende di successo un processo di comunicazione? Esso deve essere innanzitutto fluido e privo di colli di bottiglia. Le informazioni devono circolare, partendo da chi possiede i dati ed arrivando esattamente a chi ne ha necessità. Un sistema di CRM opportunamente configurato costituisce un potente strumento a supporto di tale esigenza.

Per ottenere questo risultato, la comunicazione deve essere necessariamente pianificata a priori, specificando tutti i soggetti che devono prendervi parte e stabilendo un’agenda condivisa. Quest’ultima dovrà prevedere aggiornamenti periodici, sulla base dei canali e delle calendarizzazioni più adatte al contesto.

I vantaggi di un’agenzia esterna

Abbiamo elencato le principali criticità che ti troveresti ad affrontare se scegliessi di demandare la tua attività di Inbound Marketing ad una realtà esterna. Abbiamo anche suggerito che ciascuna di queste criticità è affrontabile e risolvibile attraverso la giusta informazione e mettendo in atto una serie di accorgimenti.

Vogliamo ora approfondire brevemente quali sono i benefici più evidenti di questa scelta. L’adozione di un team di Marketing che operi da remoto rispetto alla tua impresa va di pari passo con la sempre maggiore diffusione della cooperazione tra liberi professionisti. Questo significa che là fuori ci sono moltissime agenzie altamente specializzate a tua disposizione. Ecco cosa ti possono offrire.

  • Riduzione dei costi generali
    Con un team esterno risparmi ad esempio le spese per la sistemazione dei collaboratori in ufficio, per le utilities e per tutto ciò che riguarda un loro diverso inquadramento contrattuale.
  • Flessibilità
    Un team esterno ti offre estrema adattabilità e – all’occorrenza – può essere allargato o ridotto in maniera molto rapida, non portando con sé esigenze di preavvisi, allestimento di postazioni o simili.
  • Scelta più ampia
    Se non vi è l’obbligo di presenza full-time presso la tua azienda, potrai scegliere la tua agenzia fra le tante disponibili online. Non dovrai fare per forza una scelta local, quindi la tua rosa di candidati potrà spaziare oltre gli immediati confini geografici.

Insomma: è questa la scelta che fa per te?

Un rapporto di lavoro come quello tra la tua azienda ed un’agenzia di Inbound Marketing esterna porta con sé alcune problematiche da gestire con attenzione, ma anche diversi benefici. In generale, possiamo dire che le sue fondamenta devono poggiare principalmente sulla fiducia reciproca, sulla pianificazione e sulla comunicazione.

La fiducia va costruita sia durante la fase di scelta preliminare che nel primo periodo di lavoro assieme. Per individuare a quale agenzia ti sentirai di affidare il tuo progetto dovrai raccogliere informazioni sul suo conto, valutare come viene recensita ed analizzare le soluzione che ha precedentemente elaborato per altri clienti. L’agenzia, dal canto suo, valuterà se tu rientri fra i suoi clienti target e deciderà se prendersi in carico il tuo progetto di Inbound Marketing o dire “no”.

La pianificazione deve avvenire immediatamente dopo, fissando degli obiettivi puntuali e misurabili e descrivendo nel dettaglio tutto il percorso che ti porterà a raggiungerli. Ruoli, responsabilità e operazioni da svolgere andranno stabiliti e descritti con la massima attenzione. Tutto dovrà essere perfettamente inquadrato all’interno di una strategia organica e sistematica.

Ciò che viene deciso andrà comunicato con efficienza e precisione ad ogni operatore a vario titolo coinvolto. Va da sé che le comunicazioni debbano essere esaurienti ma concisepersonalizzate e perfettamente comprensibili da ogni destinatario. Va anche considerato il fatto che un eccesso di comunicazioni è tanto inefficace quanto lo sarebbe la loro scarsità: scegli bene cosa comunicare e a chi sarà effettivamente utile.

Con questo articolo ti abbiamo fornito diversi spunti su cui riflettere. Speriamo di averti anche dato una maggiore consapevolezza riguardo gli ostacoli ed i benefici connessi con l’affidarsi ad un’agenzia esterna ed un valido punto di partenza dal quale prendere le mosse per le tue future scelte.

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Stefano Robbi

Stefano Robbi

C.E.O. di NetStrategy. Appassionato di digital marketing con forte propensione all'analisi quantitativa dei dati, ha dato vita al cuore digitale di NetStrategy® nel lontano 2009. Alla passione e alle competenze maturate sul campo nell’ambito del search marketing, Stefano può accostare una formazione specifica di marketing strategico, acquisita nel M.Sc. in Marketing Management all'Università Bocconi e nella pregressa esperienza presso Microsoft Italia.

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