Le difficoltà imposte dall’affidare a una realtà esterna una parte delicata della tua gestione aziendale – come quella dell'Inbound Marketing – sono molte. Alcune di esse sono di natura organizzativa e operativa, altre sono di stampo prettamente psicologico.
Le due tipologie sono strettamente collegate: è normale infatti che il non avere certezze sulla qualità del servizio offerto, sulle modalità di coinvolgimento più opportune e sulle metodologie che sarebbe meglio adottare desti preoccupazioni. Come sempre, la risposta è nell’informazione: vediamo assieme alcuni suggerimenti.
Individuare l'agenzia
Trovare le persone giuste è complicato in ogni ambito. Questo vale dunque sia per un’agenzia esterna che per chi è impiegato direttamente nella tua azienda. Non puoi conoscere a priori quali siano le battaglie personali di ciascun individuo, le sue abitudini o il suo carattere. Ciò non significa però che tu non abbia alcun mezzo per operare una scelta ponderata.
Aggiungiamo che, come accade per le tue risorse interne, il tempo gioca un ruolo essenziale. Così come il periodo di prova serve al dipendente e all’azienda per conoscersi reciprocamente e per prepararsi a raggiungere la massima efficienza, allo stesso modo dovrai concedere alla tua collaborazione con l’agenzia un periodo di rodaggio, di allineamento.
L’agenzia dovrà impegnarsi nell'ascoltare le tue esigenze, i tuoi obiettivi e le tue aspirazioni per il breve, medio e lungo termine. Ti porrà domande specifiche circa le modalità operative della tua azienda e ogni attività di Marketing in generale precedentemente svolta o in corso. La tua parte sarà fornire all’agenzia la massima trasparenza e collaborazione: più informazione fornirai e più il servizio potrà risultare su misura per il tuo business.
Impostare un rapporto produttivo
Ogni membro del tuo team, che sia interno o in remoto, dovrebbe avere le caratteristiche di auto-motivazione, proattività e capacità di adattamento alle esigenze del momento. Queste qualità costituiscono un terreno fertile per la coltivazione di un rapporto produttivo che, però, necessita anche di un’opportuna pianificazione.
La principale linea guida dovrebbe essere quella di elaborare una puntuale strategia di Inbound Marketing assieme alla tua agenzia e fissare quali obiettivi intendete raggiungere entro quali tempistiche. In questo, è fondamentale concordare anche una chiara procedura di comunicazione (della quale parleremo più avanti).
Quando hai la possibilità di condividere quotidianamente l’ufficio con il tuo team di Marketing, di incontrarlo per i corridoi o di poterlo raggiungere poche stanze più in là, spesso si sottovaluta il ruolo che le micro-conversazioni hanno. Laddove esse vengano a mancare, per tenere allineate le attività e assicurarsi che tutti siano al passo è necessario stabilire metodi di follow-up scadenzati.
Stabilire procedimenti operativi
Una parte importante della produttività raggiunta dalla cooperazione tra la tua azienda e un’agenzia di Marketing è costituita dai processi adottati. Essi costituiscono lo scheletro della vostra attività di Inbound Marketing, un meccanismo che funziona solo se ogni ingranaggio è ben oliato e si incastra alla perfezione con gli altri.
Tali procedimenti devono regolare le attività giornaliere ed è fondamentale che siano condivisi da tutti gli attori: se ogni risorsa coinvolta nell’attività di Marketing agisse secondo un proprio schema personale si creerebbe il caos e andrebbero perse sia la produttività che la possibilità di tenere sotto controllo svolgimento e progressi della strategia. Tale anarchia renderebbe impossibile anche standardizzare le procedure e applicare funzioni di Marketing Automation.
Seguire dei processi funzionali condivisi potrebbe essere impegnativo nelle prime fasi della collaborazione con un team esterno. Ma è essenziale che vengano concordati proprio in quel momento, cioè a monte delle attività. È chiaro comunque che le procedure non dovranno essere necessariamente “scolpite nella pietra”, ma potranno al contrario modificarsi con il progredire della strategia e di pari passo con la crescita dell’azienda.
Programmare la comunicazione
Forse l’elemento più importante, implicito anche negli aspetti che abbiamo già trattato. A maggior ragione nel caso di un team di Marketing decentrato rispetto agli altri dipartimenti della tua azienda, una costante ed efficiente comunicazione è assolutamente obbligatoria.
Ma cosa rende di successo un processo di comunicazione? Esso deve essere innanzitutto fluido e privo di colli di bottiglia. Le informazioni devono circolare, partendo da chi possiede i dati e arrivando esattamente a chi ne ha necessità. Un sistema di CRM opportunamente configurato costituisce un potente strumento a supporto di tale esigenza.
Per ottenere questo risultato, la comunicazione deve essere necessariamente pianificata a priori, specificando tutti i soggetti che devono prendervi parte e stabilendo un’agenda condivisa. Quest’ultima dovrà prevedere aggiornamenti periodici, sulla base dei canali e delle calendarizzazioni più adatte al contesto.
