Come ridurre i costi aziendali e aumentare l'efficacia produttiva

Gran parte delle aziende italiane muoiono nel giro di pochissimi anni dall’apertura. È un dato triste ma veritiero. Molto spesso, infatti, il budget di spesa che era stato programmato all’inizio non coincide con i costi effettivi che l’imprenditore deve affrontare. Anche per questo è importante analizzare periodicamente le spese, per poi trovare quale voce tra queste ha creato discrepanza rispetto al budget iniziale dei costi.

Questo passaggio ti aiuta notevolmente a capire cosa devi tagliare e a chiederti perché tu non sia riuscito a rispettare il budget iniziale. Dopo aver capito cos’è andato storto, saprai certamente cosa puoi migliorare. Da questo punto in poi, potrai attivarti per eliminare le spese inutili della tua azienda, cercando sempre la soluzione migliore per ottenere una maggior rendita con gli stessi costi.

In inglese si definisce Outsourcing e rappresenta un passo importante nell’ottica di riduzione dei costi aziendali. L’impresa che esternalizza affida una fase di pre, post o durante la produzione ad un’azienda specializzata. Oltre a questo, può anche affidarsi ad un’impresa esterna per la gestione di attività amministrative, contabili, finanziarie e di Marketing (attraverso un’Agenzia di Inbound Marketing, per esempio).

Perché esternalizzare è così importante? Innanzitutto, l’outsourcing contribuisce notevolmente ad alleggerire il fardello dei costi che le imprese devono portare sulle spalle: l’imprenditore non deve sobbarcarsi la spesa di altro personale e di attrezzatura specifica per compiere un servizio. In secondo luogo, l’azienda a cui ci si riferisce è specializzata in quell’area di produzione e questo permette di ottenere un servizio all’altezza. Infine, grazie all’esternalizzazione ti puoi concentrare unicamente sul core business, l’attività principale per cui la tua azienda è nata e sulla quale è, ovviamente, maggiormente ferrata.

Numerosi sono quindi i vantaggi dell’outsourcing, il processo in grado di offrirti più tempo da dedicare al tuo core business e, allo stesso tempo, di farti risparmiare in maniera evidente su attività non strettamente collegate a ciò per cui la tua impresa è nata.

Lo studio dei costi della tua azienda non si conclude con una prima, anche se accurata, analisi, ma si protrae nel tempo: fissati un periodo temporale (mensile, trimestrale, annuale) in cui studiare le spese che hai dovuto affrontare per ogni area dell’azienda. Solo così potrai tenere sempre sotto controllo l’andamento della tua impresa e concentrarti costantemente sul focus su cui risparmiare.

Il processo di controllo costante delle tue spese è un passo importante. Con il tempo, infatti, possono cambiare le esigenze della tua azienda e potrai così notare di volta in volta di cosa necessiti maggiormente, risparmiando sui costi che prima erano considerati prioritari e quindi non eliminabili. Il monitoraggio periodico delle spese ti consente di adeguare costantemente il risparmio a ciò che effettivamente è “in più”.

Come si suol dire, il tempo è denaro. Per questo, nell’ottica di riduzione dei costi aziendali, è importante tenere monitorate anche le attività che occupano più tempo ai tuoi dipendenti. Utilizza programmi e applicazioni, automatizzate o meno, per controllare quante ore vengono impiegate per ciascun progetto a cui stai lavorando. Avrai così una panoramica completa per capire quali sono le attività più redditizie per la tua azienda e su quali, invece, è necessario rincarare il prezzo o addirittura darci un taglio.

Grazie a queste applicazioni potrai monitorare l’efficienza del lavoro dei tuoi dipendenti e, allo stesso modo, incitarli a rimanere continuamente concentrati sull’attività per la quale stanno lavorando. Il tutto in un’ottica del risparmio che non coinvolge solo l’imprenditore ma che viene portata avanti da tutto lo staff.

Un altro taglio importante per la tua azienda riguarda l’organizzazione dei meeting con i dipendenti, che talvolta provengono da altre sedi e quindi sono distanti geograficamente. Si tratta di appuntamenti importanti per fare un report dell’andamento aziendale e per comunicarsi notizie a vicenda. Ma quanto può effettivamente costare pagare i mezzi di trasporto, il soggiorno e le ore perse dei tuoi dipendenti? Te lo sei mai chiesto? Si tratta di una cifra rilevante sulla quale puoi tagliare notevolmente.

Grazie all’avvento di Skype o di applicazioni simili, è possibile organizzare meeting con i propri dipendenti comodamente dalla stanza in cui ci si trova. Nessuna spesa di biglietto del treno o di un B&B, ma semplicemente quella di una normale connessione ad Internet, di cui comunque usufruisci per tutte le altre attività.

Grazie, inoltre, alla nascita dei Webinar, la formazione dei tuoi dipendenti può avvenire direttamente dal PC: si tratta, infatti, di seminari interattivi tenuti su Internet. Se, inoltre, sei tu a dover organizzare i corsi di formazione, i Webinar assumono un’ulteriore forma di risparmio: non dovrai più ricercare e spendere denaro per affittare una stanza, perché la lezione si svolgerà dal tuo ufficio. Grazie ai meeting online e ai Webinar si è quindi in grado di risparmiare tempo e denaro, un connubio perfetto per chi possiede un’azienda.

Nell’ottica di risparmio in termini di denaro e allo stesso tempo di mantenimento della medesima qualità dei servizi e prodotti offerti, non si può non citare il processo Business to business, accorciato in B2B. Questo sistema prevede l’automatizzazione delle principali attività che l’azienda compie con fornitori e partner.

Le parole chiave che caratterizzano il B2B sono integrazione, automazione e ottimizzazione, concetti rivolti a tutte quelle attività che si svolgono al di fuori delle classiche quattro mura dell’azienda. Attraverso il processo di B2B tutto viene automatizzato, dai preventivi alle fatture, passando per gli ordini. Grazie al B2B anche le aziende che non offrono un prodotto finito possono trovare spazio all’interno del vasto mondo del Web, riducendo notevolmente i propri costi.

Accanto al B2B si trova anche la definizione di B2C, ossia Business to customer, che si riferisce all’automatizzazione della relazione con il cliente. Un esempio di come funziona la B2C è quello della ricezione elettronica degli ordini, grazie alla quale si può agire in maniera più veloce e accurata.

Attraverso questi due processi di automatizzazione è possibile anche creare un Paperless Office, un ufficio senza carta, in cui i documenti sono elettronici e in cui si può risparmiare notevolmente anche sulla cancelleria.

Assieme alla riduzione dei costi aziendali, anche l’efficacia del Team Sales assume notevole importanza. Il reparto Commerciale, preposto alla vendita del prodotto o servizio che l’azienda produce, spesso si trova costretto ad affrontare attività secondarie, non strettamente collegate alla vendita. È proprio per poter concentrare appieno l’attenzione del Team Sales sul proprio lavoro che nasce la Marketing Automation Strategy, in grado di evitare di far perdere tempo al tuo reparto commerciale: questo sistema permette, infatti, l’automatizzazione di attività tanto importanti per l’azienda quanto, però, marginali per il reparto vendite.

Non solo e-mail automatiche di ringraziamento per un potenziale cliente che ha compilato il form di contatto, ma anche la gestione automatica dei nuovi lead attraverso specifici Workflow. I Workflow, infatti, permettono di suddividere i lead tra qualificati e non qualificati: il Team Sales potrà quindi entrare in azione solo con i reali potenziali clienti, sulla base del Buyer Persona già preimpostato. La diminuzione del tempo impiegato per capire se, effettivamente, un lead ha tutte le carte in regola per diventare un customer rappresenta dunque un guadagno in termini economici.

Altrettanto importante è il processo di Inbound Sales, che ha lo scopo di chiudere con successo, in poche e semplici mosse, la trattiva commerciale. Il tutto prende il via con una prima chiamata conoscitiva, definita Connect Call. La successiva Exploratory Call serve per definire tempi e budget. Nel frattempo, l’operatore commerciale sfrutta la Lead Nurturing, per acquisire nuovi lead. Infine, la stesura di un preventivo personalizzato chiude il cerchio della trattativa commerciale perfetta. In questo modo viene risparmiato tempo, da reinvestire in altri potenziali clienti.

Se con le tasse non si può giocare, con i costi variabili della propria impresa si può fare di tutto. La ricerca di un risparmio nei costi aziendali passa da un’analisi costante di tutto il denaro che esce, fino a trovare il focus su cui concentrarsi per ridurre le spese inutili. L’organizzazione di Webinar e meeting online, così come il monitoraggio dei tempi di attività dei tuoi dipendenti e i processi B2B e B2C, rappresentano strumenti utili in quest’ottica. Tutto questo sistema non porta a nulla se però il reparto Sales risulta inefficiente: la Marketing Automation e l’Inbound Sales possono essere la chiave giusta per raggiungere grandi risultati in termini di vendite, mantenendo la possibilità di contenere i costi aziendali.

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