Esempi digital transformation: 4 idee per innovare la tua azienda oggi

L’esigenza

Analisi dei dati relativi alle vendite e alle trattative commerciali in corso, perse e vinte: grazie a quest'attività è possibile raggiungere un miglioramento delle performance commerciali e, quindi, vendere di più. Ma, allora, perché spesso questo step viene sottovalutato o affrontato in maniera incerta e poco efficace?

Facciamo l'esempio di un'azienda B2B che vende prodotti innovativi in tutto il mondo. Quotidianamente, i commerciali inseriti al suo interno si trovano ad affrontare tantissime richieste di preventivi, alcune più qualificate, altre meno. È difficile stabilire fin dal principio a quali di queste richieste dedicare un maggior effort perché potrebbero portare valore economico all'impresa e quali, invece, potrebbero rivelarsi delle perdite di tempo per il team vendite. Normalmente si decide quindi di procedere senza porsi domande, investendo ore di lavoro (e, di conseguenza, denaro) in trattative che non si chiuderanno favorevolmente.

Procedere brancolando nel buio, senza uno strumento che analizzi le nostre performance commerciali, non ci permette di comprendere quali aree presentano lacune che andrebbero colmate. Non riusciremmo, per esempio, a capire a quale punto della trattativa essa s'interrompe: è a seguito della prima chiamata? O dopo l'invio del preventivo? Inoltre, non riusciremmo a sapere precisamente da quale zona del mondo arriva il maggior numero di richieste e, quindi, a conoscere verso quale direzione puntare per incrementare il fatturato. Insomma, riceveremmo tantissime richieste, ma non riusciremmo ad avere una chiara panoramica dell'importanza economica che ognuna di esse ricopre per la nostra azienda.

La risoluzione

L'utilizzo di un CRM, oltre a migliorare la gestione dei contatti, porta ad una digitalizzazione del processo di vendita, che si traduce nell'analisi, per mezzo di dati concreti, di tutte le trattative che la nostra impresa si trova a fronteggiare.

È attraverso un CRM che riusciamo ad avere le giuste informazioni per comprendere fin dal principio le trattative a cui dedicare sforzi maggiori e quelle su cui investire un minor tempo. Ciò avviene per mezzo del lead scoring: si tratta di uno strumento di marketing, attraverso il quale è possibile classificare i potenziali clienti in base al valore che potrebbero portare alla nostra impresa. Con il lead scoring, infatti, ad ogni potenziale cliente viene assegnato un punteggio specifico, che si riferisce a dei criteri prestabiliti. Per esempio, alla tipologia di pagine che ha visitato all'interno del sito, ai contenuti scaricati, ai form che ha compilato, addirittura in base all'indirizzo e-mail che ha utilizzato. Tutto questo processo permette di individuare fin dal principio quali richieste devono essere considerate "prioritarie" e quali "secondarie", permettendo al team vendite di organizzare in modo efficace ed efficiente le proprie attività quotidiane.

Oltre a ciò, un CRM è in grado di calcolare il valore totale delle trattative in essere: all'interno di una tabella, suddiviso per colonne, troviamo il valore dei progetti di potenziali clienti a cui abbiamo mandato il preventivo e di cui attendiamo l'esito definitivo; in altre colonne, invece, ci sono il valore dei progetti di cui abbiamo ricevuto una risposta negativa e quello dei progetti che, invece, si sono chiusi con successo. Questi dati si aggiornano in automatico qualora una trattativa si sposti, per esempio, da "preventivo inviato" a "won". In questo modo abbiamo costantemente davanti agli occhi quanto abbiamo perso e quanto abbiamo guadagnato dalle nostre trattative.

Ma l'analisi dei dati è utile anche per comprendere a quale punto delle trattative ci troviamo e, soprattutto, in quale step esse si bloccano. Non è importante solo festeggiare le trattative che si chiudono con successo, ma anche avere un occhio critico nei confronti di tutte quelle che non vanno in porto. In questa fase riusciamo quindi a comprendere le criticità del nostro processo di vendita e, quindi, i motivi per cui la nostra azienda ha perso fatturato. Solo così facendo potremo pianificare specifiche strategie di marketing e di vendita per colmare queste lacune.

Allo stesso modo, nel corso del tempo potremo scoprire che strategie di marketing su cui avevamo puntato molto non si stanno rivelando così efficaci, mentre altre attività che consideravamo "secondarie" hanno portato a richieste più qualificate. Questo tipo di analisi si rivelerà utile nel momento in cui sarà fondamentale decidere quanto e quale budget dedicare ad ogni singola azione strategica.

L’esigenza

Partecipare alle fiere rappresenta un’occasione fondamentale per ogni tipo di business: da un lato, è in questi contesti che domanda ed offerta si incontrano per intraprendere nuove relazioni commerciali; dall’altro lato, gli eventi di settore rappresentano un mezzo utile alle imprese costruire e migliorare la brand awareness, ossia la notorietà del marchio.

Tuttavia, la partecipazione ad una fiera comporta numerosi costi: basti pensare all’affitto dello spazio espositivo o all’acquisto dei materiali cartacei e grafici, al personale che portiamo con noi all’evento, all’albergo, il trasporto e così via. È per questo motivo che è imprescindibile fare in modo che la fiera porti risultati, in termini di immagine ma soprattutto di fatturato.

Sono ancora molte le imprese che quando prendono parte ad un evento di settore non strutturano una strategia volta a coinvolgere i propri potenziali clienti e a rendere il processo di acquisizione dei contatti più scorrevole.

L'esempio lampante di queste situazioni riguarda il trascrivere a mano i dati (nome, cognome, indirizzo e-mail, …) dei lead. Ciò è controproducente principalmente per 3 motivi:

• • Si perdono altre opportunità commerciali. Mentre stiamo scrivendo a mano i dati di un lead, molti altri passano davanti al nostro stand ma, trovandoci impegnati, passano oltre;
  • Le operazioni post-evento vengono ulteriormente rallentate. Una volta rientrati in azienda, il team vendita dovrà inserire i nominativi in un database e solo quando l’intero processo sarà ultimato potrà dare il via a precise strategie commerciali. Nel frattempo, potrebbero passare interi giorni e il contatto avrà dimenticato la nostra impresa. Il rapporto tra le parti si sarà raffreddato e sarà molto più difficile riaccenderlo.
• • I fogli volanti si smarriscono con facilità. Essi si mescolano con i tantissimi documenti cartacei presenti negli uffici aziendali, disperdendosi. Perdere i contatti acquisiti durante una fiera significa gettare all’aria le migliaia di euro spesi per la partecipazione all’evento, rendendo l'investimento inefficace;

La risoluzione

Tra i più efficaci esempi di digital transformation troviamo proprio la partecipazione alle fiere in un modo nuovo, evoluto. Grazie a questo processo, la nostra azienda può raggiungere nuovi potenziali clienti e chiudere successivamente il maggior numero di trattative. In questo modo riusciamo non solo a trarre un benefit economico dalla fiera, ma anche a comprendere quale evento risulta più redditizio per la nostra azienda e compiere un’attenta selezione.

La digitalizzazione delle fiere non prende il via il giorno stesso dell’inizio dell’evento, bensì molto tempo prima. È fondamentale, infatti, che l’utente venga coinvolto con largo anticipo. In questo modo, egli avrà il tempo di informarsi, di prenotare il biglietto e successivamente di visitare il nostro stand.

Durante la fase antecedente la fiera, possiamo utilizzare i canali digitali per annunciare la nostra presenza ad un ampio bacino di utenti. Per esempio, creiamo post specifici da pubblicare sui social network.

Allo stesso modo, all’interno del sito web aziendale pubblichiamo un articolo in cui vengono riassunti i dettagli dell’evento che possono interessare il nostro pubblico.

Così facendo otteniamo un duplice beneficio:

• • • Gli utenti interessati all’evento trovano la nostra azienda e, se incuriositi, vengono a trovarci direttamente al nostro stand;
      • Facciamo conoscere la fiera a tutti quegli utenti che hanno già rapporti con la nostra impresa per dare loro un’ulteriore occasione per entrare in contatto con noi.

Per quanto riguarda l’evento in sé, in questo caso è necessario riuscire ad inserire rapidamente i contatti in un database: esso dev’essere collegato direttamente al team vendita che è rimasto in azienda e che può quindi gestire i lead con tempestività. Per fare ciò, dovremo dotarci di apparecchiature tecnologiche (smartphone, tablet, …) dalle quali il potenziale cliente può compilare in autonomia il form di contatto con i propri dati. Ciò avviene per mezzo di una landing page, ossia una pagina del sito aziendale dotata di un form.

Il fatto che il potenziale cliente possa compilare il form da sé comporta diversi vantaggi, tra cui la velocizzazione e la precisione delle operazioni di caricamento dei dati: non si creano incomprensioni (come si scrive un nome o un cognome e così via) e tutto scorre in maniera più fluida.

L’intero processo è utile anche una volta tornati in azienda. Grazie alla marketing automation, è possibile mandare ai potenziali clienti incontrati durante la fiera un’email di ringraziamento, nella quale viene già fissato un incontro o un appuntamento telefonico. Così facendo non si rischia di perdere ulteriore tempo, il potenziale cliente ricorda ancora chi siamo e il rapporto rimane acceso, incrementando le probabilità di successo della trattativa.

La marketing automation permette oltretutto di mandare newsletter personalizzate. Esse possono contenere il nome e il cognome del potenziale cliente, nonché quello del commerciale con cui l’utente si è interfacciato. In questo modo non sembrano dei semplici copia-incolla di e-mail che vengono mandate a tutti: il potenziale cliente si sente unico e importante.

La digitalizzazione delle fiere non si conclude qui. L’utilizzo della tecnologia consente infatti di creare una reportistica ad hoc per le manifestazioni a cui la nostra azienda partecipa, per conoscere in ogni momento quali sono state le nostre performance. Grazie a dati chiari e concreti, potremo quindi comprendere se vale la pena continuare prendere parte ad una fiera e decidere eventualmente di investire il nostro budget in altri eventi o strategie.

L’esigenza

Soprattutto all’interno di aziende di ampie dimensioni, con reparti particolarmente corposi, è difficile riuscire ad organizzare al meglio gli incarichi quotidiani che ogni dipendente deve svolgere. A complicare l’intera situazione c’è spesso una mancanza o scarsa efficacia nella comunicazione tra le diverse aree, che non si scambiano informazioni o lo fanno nel modo sbagliato. Addirittura, in alcuni casi c’è rivalità tra un reparto e l’altro (a riguardo puoi leggere il nostro articolo “Smarketing: cosa succede quando sales e marketing collaborano?”).

Molte aziende si affidano a dei semplici post-it per rendere più veloce la comunicazione interna. Ora, immaginiamo il responsabile vendite che, a fine giornata, lascia sulla porta del team marketing un pezzo di carta in cui vengono delineate le attività prioritarie. Facilmente questo foglio verrà smarrito, visto in ritardo o cadrà per terra, divenendo pressoché invisibile.

Ancora, pensiamo ai reparti che comunicano per mezzo di e-mail. Ogni azienda riceve tantissime e-mail ogni giorno: è facile scavalcare messaggi importanti in una casella di posta elettronica piena.

Le conseguenze possono essere molto negative, per esempio:

• • • Gli incarichi vengono distribuiti in modo errato. A causa della disorganizzazione interna all’azienda, un dipendente si trova a dover gestire una mole di lavoro decisamente elevata. Dall’altra parte dell’ufficio, un suo collega non ha nulla da fare. Di conseguenza, aumenta il malcontento e diminuisce la collaborazione tra colleghi;
      • Non si comprendono le priorità. La mancanza di comunicazione tra reparti rischia di sfociare in un'assenza della definizione delle priorità. In questo modo, attività che dovrebbero essere lasciate in secondo piano vengono svolte per prime e occupano la maggior parte del tempo. Gli incarichi prioritari, invece, vengono relegati alla sera, prima di uscire dall’azienda;
      • Diminuisce la qualità dei prodotti e dei servizi offerti. Quando ci si rende conto di essere in ritardo con scadenze e con attività che avrebbero dovuto essere considerate prioritarie, si inizia a lavorare in velocità. Ciò comporta un livello di controllo minore e quindi una riduzione della qualità dei prodotti e dei servizi offerti al cliente.

La risoluzione

Un CRM evoluto può essere utilizzato non solo per la gestione dei contatti, ma anche per rendere più efficiente l’organizzazione interna di aziende di piccole, medie e grandi dimensioni. Grazie a specifiche funzionalità, si possono raggiungere obiettivi importanti, quali:

• • • La dematerializzazione. Una riduzione dell’utilizzo di fogli di carta e documenti, oltre a perseguire una concezione eco-friendly, si sposa anche con un maggior ordine fisico all’interno dell’impresa. In questo modo, il personale può trovare rapidamente ciò che cerca, senza perdere tempo in attività che non portano beneficio all’azienda;
      • Aumentare la produttività e la qualità. Evitare i tempi morti dovuti alla ricerca di fogli e alla richiesta di informazioni tra un reparto e l’altro consente di incrementare la produttività, a fronte di un incremento della qualità;
      • Migliorare la comunicazione tra i reparti. Un ambiente di lavoro confortevole è dato principalmente dalla collaborazione tra tutti i colleghi, qualunque sia la loro area di appartenenza. È possibile raggiungere questo obiettivo sfruttando gli strumenti che il mondo digitale assicura per stabilire priorità, scadenze e permettere ai reparti di scambiarsi informazioni in modo rapido ed efficace.

Per raggiungere tutti questi obiettivi, un CRM mette a disposizione i workflow. Con questo termine intendiamo l’automazione totale o parziale di un processo aziendale attraverso la creazione di modelli e management informatico.

Vediamo qualche esempio di come si possono utilizzare i workflow.

Grazie ad un workflow è possibile stabilire scadenze da condividere con l’intero team aziendale. Se nella nostra impresa arriva una necessità improvvisa, potremo controllare l’agenda dei nostri dipendenti. A seconda di chi risulta più libero o può posticipare attività secondarie, potremo assegnare la task. Essa presenterà una data di scadenza. Per evitare che l’utente si dimentichi di questo incarico, il workflow manderà un’e-mail di promemoria.

Allo stesso modo, è possibile sgravare il personale di azioni ripetitive, che talvolta si discostano anche dagli incarichi principali che deve svolgere. Per esempio, nell’ambito del marketing, è possibile impostare l’invio di newsletter automatiche agli utenti ogni tot di tempo, per mantenere acceso il rapporto. Il tutto senza comunque rinunciare alla personalizzazione dei contenuti.

Se desideri approfondire l'argomento, puoi farlo attraverso la guida alla "digital transformation nel B2B: 5 errori da non commettere" oppure le pagine sulla digitalizzazione eventi e fiere e sulla digitalizzazione dei processi aziendali.

Attraverso la digitalizzazione, le aziende possono non solo migliorare l'esperienza del cliente che entra in contatto con loro, conducendolo alla fidelizzazione, ma anche rendere più efficienti le attività quotidiane. Questi obiettivi si possono raggiungere per mezzo di processi mirati al miglioramento della comunicazione tra i reparti e delle strategie già applicate (per esempio, la partecipazione agli eventi di settore o l'invio di newsletter), come abbiamo visto negli esempi di digital transformation di questo articolo.

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