Partecipare alle fiere: ecco come non sprecare migliaia e migliaia di euro

La prima cosa da fare quando si decide di investire nella partecipazione alle fiere di settore è capire in quale manifestazione inserirsi. Partendo dal presupposto che si tratta di un investimento vero e proprio, al termine del quale si valuterà approfonditamente il ROI, è bene avere ben chiari la manifestazione e il contesto che potrebbero fare al caso nostro. Dopo aver stilato una lista di fiere del settore adatte alla nostra azienda, sarà il tempo di stabilire un budget, ossia un tetto massimo di spesa tra la partecipazione, i materiali da mostrare, la promozione. Successivamente, verranno definiti gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Non si può pensare di spendere migliaia e migliaia di euro senza avere ben definita la meta a cui si vuole arrivare. Vogliamo aumentare la nostra brand reputation? Vogliamo acquisire nuovi contatti, intraprendere relazioni con potenziali clienti? Sulla base dei nostri obiettivi, sapremo come agire quando saremo alla fiera.

Terminato questo step preliminare e trovata la fiera di settore migliore per noi e gli obiettivi da perseguire, si arriva alla fase di promozione. È inutile partecipare ad una fiera senza che nessuno sappia che saremo presenti, non pensi? Sarebbe come prendere parte ad una festa e passare l’intera serata nell’angolo più nascosto e buio del locale, per poi tornare a casa e dire “che noia questa festa!”. È per questo motivo che, ancora prima dell’organizzazione dello stand e della presenza fisica all’evento, dovremmo pensare di dire al mondo dove e in che modo potrà trovarci. Per farlo sfrutteremo molti dei mezzi tecnologici che abbiamo a nostra disposizione.

1 “Ospitiamo” l’evento sul nostro sito

Se dobbiamo farci conoscere, è bene che il sito aziendale diventi il nostro punto di riferimento. È qui che si annidano tutte le informazioni di cui un nostro potenziale cliente potrebbe necessitare: chi siamo, quali sono i nostri valori, cosa offriamo, come possiamo migliorare la sua vita. È per questo motivo che qualche mese prima della partecipazione ad una fiera di settore dovremmo preoccuparci di controllare il nostro sito e, eventualmente, di realizzarne un restyling. Se vogliamo dare una bella prima impressione, è necessario fare in modo che i contenuti siano freschi e aggiornati, che a livello tecnico il sito sia perfetto e che le immagini colpiscano nel segno.

Ma, soprattutto, dovremmo avere una sezione dedicata alle fiere e una pagina specifica per ogni evento a cui partecipiamo, con un articolo informativo e allo stesso tempo accattivante che inviti l’utente a parteciparvi.

Perché è importante “ospitare” la manifestazione sul proprio sito? Prima di tutto ci permette di dare una serie di informazioni utili riguardo la fiera, informazioni che potrebbero incuriosire maggiormente un potenziale cliente. Ma non solo. Scrivere articoli inerenti alle manifestazioni a cui prendiamo parte ci consente di farci trovare in loco più facilmente: potremmo inserire informazioni sull’area e lo stand, gli orari e i giorni in cui saremo presenti. Inserendo un form di contatto potremmo indurre colui che visita il nostro sito a contattarci personalmente, nel caso avesse ulteriori domande a riguardo. Possiamo dire che ospitare l’evento all’interno del sito aziendale può divenire utile anche a livello di posizionamento all’interno dei motori di ricerca, se stiamo attuando una strategia di SEO. Cosa significa? Se siamo un’azienda vinicola che prenderà parte alla prossima edizione del Vinitaly, alla ricerca di “Vinitaly” su Google da parte degli utenti sarà molto facile che appariremo, riuscendo ad incrementare la nostra visibilità e brand reputation. Se il nostro budget non è limitato potremmo anche dare il via a campagne a pagamento sui motori di ricerca (per esempio, Google Ads), sempre correlate a parole chiave pertinenti con la fiera di riferimento.

2 Mettiamoci in mostra sui social network

Che lo si voglia o no, i Social Network stanno dominando il mondo. È per questo motivo che è necessario esservi presenti in prima linea per poter attirare l’attenzione su di sé, soprattutto quando si è in procinto di partecipare ad una fiera di settore. Partiamo dal presupposto che tutti coloro che potrebbero divenire nostri potenziali clienti devono sapere che ci troveranno ad una determinata manifestazione. Per questo motivo, è bene sfruttare anche il canale dei Social Media.

Se si è già presenti su Facebook o su altre piattaforme, è necessario cominciare a lanciare dei messaggi: far apparire post quali “saremo presenti alla prossima edizione del Vinitaly…vieni a trovarci!”, magari sponsorizzandoli per raggiungere il maggior numero di utenti, può rappresentare la mossa vincente. I Social Network, infatti, sono fondamentali perché ci consentono di essere presenti ad un pubblico vastissimo. Allo stesso modo, grazie alla presenza di link specifici nei post, potremo condurre gli utenti verso il nostro sito, dove daremo maggiori informazioni riguardo la manifestazione e l’ubicazione del nostro stand.

3 Inviamo newsletter ai contatti

Sicuramente possediamo già qualche contatto all’interno del database: i nostri attuali clienti; coloro che ci avevano lasciato il proprio indirizzo email ad una scorsa manifestazione; contatti già acquisiti tramite il sito che però non si sono ancora convertiti in clienti. Ebbene, è giunto il momento di sfruttarli al massimo! Uno dei mezzi principali per farci ricordare e far sapere alla gente che potrà trovarci ad una fiera di settore è l’email marketing. Potremmo creare una campagna di newsletter rivolta alla manifestazione: a partire da 3 mesi prima dell’evento, invieremo così email settimanali di promemoria, ognuna diversa dall’altra, che raccontino i diversi aspetti della fiera e, allo stesso tempo, cosa esporremo. Tutto questo non solo ci aiuterà a tenere alta l’attenzione sulla nostra azienda, ma ci consentirà anche di essere ricollegati, nella mente dell’utente, agli spot pubblicitari, ai volantini e ai post che nel corso delle settimane l’organizzatore della fiera realizzerà. Quando poi saremo a pochi giorni dall’inizio della manifestazione, invieremo un’email con un invito ad ogni contatto: l’invito dovrà essere personalizzato, in quanto al giorno d’oggi le persone vogliono sentirsi uniche ed importanti. In questo modo riusciremo anche a sfruttare il nostro database e, se saremo abbastanza audaci, a convertire contatti di vecchia data in potenziali clienti e poi in clienti.

Abbiamo svolto con cura tutte le attività della fase “pre-fiera”, passato notti insonni per organizzare il nostro stand e ora ci ritroviamo all’interno dell’area fieristica, a pochi minuti dall’apertura, più agitati che mai. Cosa fare ora? Come rapportarci con i potenziali clienti? Come mettere in mostra le qualità della nostra azienda e differenziarci dai competitor, anche loro presenti alla fiera? Ecco alcuni suggerimenti per affrontare al meglio la fiera.

1 Portiamo pochi prodotti, ma buoni

È fondamentale che alla fine della fiera il potenziale cliente si ricordi della nostra azienda: probabilmente riceverà così tanti volantini e così tante email che sarà difficile rimanere impresso nella sua mente, se non si trova il modo di differenziarsi. Molte aziende scelgono di partecipare alla fiera con centinaia di prodotti. Ciò potrebbe essere controproducente: il visitatore, sommerso di stand e prodotti, non riuscirebbe ad identificare l’azienda con un articolo che ha catturato la sua attenzione. Per questo motivo è bene puntare sul concetto “pochi ma buoni”: 3 o 4 articoli ben selezionati possono essere più efficaci di decine di prodotti nell’ottica di differenziazione rispetto ai competitor presenti alla manifestazione. A questo proposito è bene evitare di portare alla fiera prodotti “vecchi”: anche se in passato hanno avuto successo, potrebbero risultare obsoleti e l’azienda darebbe l’impressione di non essere costantemente aggiornata.

Gli articoli che decidiamo di portare alla fiera devono essere valorizzati al massimo. Per raggiungere questo traguardo si può destinare un’area dello stand alla demo: il potenziale cliente potrà toccare con mano le loro caratteristiche e convincersi di ciò che gli stiamo mostrando.

2 Presentiamo la nostra azienda con un video

Un video vale più di mille parole, è risaputo. È per questo motivo che dobbiamo sfruttarne le potenzialità per colpire dritto al cuore di colui che si sofferma sul nostro stand. Preparare una serie di tablet accesi (o altri dispositivi tecnologici), con le cuffie per potersi isolare ed ascoltare attentamente ciò che abbiamo da dire è importante per diversi motivi.

Prima di tutto, sarà difficile, anche avendo 10 commerciali a disposizione, riuscire a rispondere in modo adeguato alle centinaia di visitatori: un video ben montato, originale, breve ma allo stesso tempo efficace ed accattivante potrà farlo al posto nostro e in modo migliore.

In secondo luogo, disporre di un video da presentare ci aiuterà a comunicare la nostra immagine aziendale: per realizzarlo abbiamo pensato a lungo a quali possano essere le parole ideali da utilizzare, su quali punti focalizzarci e sappiamo che il risultato di un lavoro lungo giorni sarà sicuramente migliore di qualche minuto speso a parlare in mezzo alla confusione. Il video potrà essere anche un modo per far scaturire delle domande nel visitatore, quesiti che poi ci porrà a voce e su cui potremo dimostrare le nostre professionalità e competenza.

Grazie alla realizzazione di un video possiamo far entrare all’interno della fiera tutto ciò che della nostra azienda è rimasto “fuori” e andare oltre lo spazio limitato dello stand fieristica: immagini esclusive, la realtà aumentata e quella virtuale potranno condurre il visitatore nella nostra impresa e tra tutti i nostri prodotti, in un viaggio senza eguali. Teniamo presente in ogni istante che siamo circondati dai nostri competitor e che ogni cosa che offriremo in più, che si tratti di un semplice video o di gadget regalo, rappresenterà un modo per differenziare la nostra azienda dalla loro.

3 Creiamo una lista dei nostri potenziali clienti e dei loro interessi

Di norma quando si partecipa ad una fiera si torna a casa con centinaia e centinaia di biglietti da visita. I visitatori ce li passano dopo aver scambiato qualche parola.

Come fare, però, per ricordare ognuno di loro e associare il biglietto di visita alla persona? Se è vero che i potenziali clienti devono saper riconoscere la nostra azienda anche dopo la fiera, è altrettanto vero che deve succedere anche il contrario per potersi, successivamente, avvicinare agli interessi dimostrati dai visitatori.

Una buona usanza in questo senso potrebbe essere quella di trascrivere su una tabella il nome del potenziale cliente, le domande che ha posto e qualche informazione riguardo ciò che ha detto (che lavoro fa? Perché partecipa alla fiera? Quale soluzione sta cercando?). In questo modo potremo accedere ad un duplice vantaggio. Il primo è che, finita la fiera, riusciremo ad impostare campagne di newsletter specifiche per il prodotto o la categoria a cui i potenziali clienti si sono dimostrati interessati.

Tornando all’esempio dell’azienda vinicola, potremo inviare email personalizzate a coloro che hanno preferito il vino rosso e altri tipi di email per coloro che erano alla ricerca di un fornitore di vini bianchi. Un altro vantaggio è che, grazie a questa lista, alla fine della fiera riusciremo a tirare le somme e a sapere quale dei nostri prodotti ha suscitato maggiore curiosità e quale, invece, non ha attirato l’attenzione dei visitatori.

Sarebbe inutile aver fatto tutta questa fatica e aver affrontato tutti gli step sopraccitati se non cercassimo di mantenere attivo il contatto con i potenziali clienti anche dopo la fiera. Lo scopo primario della partecipazione della nostra azienda ad una manifestazione di settore è proprio quello: riuscire ad ottenere visibilità e arrivare ad aggiornare la lista dei clienti. Purtroppo il processo di conversione da potenziale cliente – colui che ci ha lasciato i propri contatti durante la fiera – a cliente non è immediato e bisogna sottostare ad azioni precise. Sulla base della nostra esperienza con numerose aziende che partecipano alle fiere di settore, ne elenchiamo 3 che possono fare la differenza.

1 Continuiamo a tenere alta l’attenzione sulla partecipazione alla fiera

Dopo tutta la fatica e il tempo spesi per la fiera, verrebbe quasi spontaneo mettere tutto in un cassetto, dire “arrivederci, alla prossima” e cercare di dimenticare per riposare un po’ la mente. In realtà il “più” comincia proprio ora: nell’ottica di trasformare i contatti ottenuti in clienti per la nostra azienda, dobbiamo svolgere una serie di azioni volte ad attirare l’attenzione su di noi. La maggior parte delle aziende ad oggi non comprende quanto sia importante continuare a pubblicizzare l’evento anche nella fase “post”; si tratta invece di uno step da non sottovalutare. È proprio nei giorni immediatamente successivi all’evento che dovremmo ottenere un aumento dei visitatori al nostro sito, a cui mostrare contenuti nuovi e aggiornati. Scriviamo un articolo sulla nostra esperienza in fiera e ringraziamo i presenti della partecipazione. Nelle settimane successive pubblichiamo sia sul sito che sul nostro profilo aziendale dei Social Network foto e video dell’evento. In questo modo accenderemo i riflettori sulla nostra impresa, differenziandoci ancora una volta dai nostri competitor che, terminata la manifestazione, non presenteranno contenuti sul sito o sui Social perché penseranno che il lavoro principale sia già terminato.

2 Inviamo email di ringraziamento

Ora che abbiamo la nostra corposa lista di indirizzi email ottenuti durante la partecipazione alla fiera non ci resta che sfruttarli. Iniziamo ad inviare un’email generica che racconti l’andamento della manifestazione, cos’abbiamo presentato e che ringrazi i partecipanti. Si tratta del primo approccio che si ha con il potenziale cliente dopo la fiera e per questo è bene ricordargli in modo sintetico ma efficace il nome della nostra azienda, il settore di appartenenza, i prodotti che sono stati presentati. Il visitatore, nel corso dei giorni successivi alla manifestazione, riceverà tantissime email e dobbiamo fare in modo che la nostra spicchi su tutte le altre. Potremmo utilizzare un linguaggio meno professionale, una struttura più creativa, che attiri maggiormente l’attenzione, ed aggiungere qualche foto significativa dell’evento. Alla fine di questa email, possiamo chiedere il consenso ad inviare newsletter: da qui in poi si potrà sviluppare una sapiente strategia di lead nurturing.

Un consiglio è quello di targhetizzare le email. Cosa significa? Se durante la fiera siamo stati attenti a trascrivere le domande e gli interessi di ciascuno di coloro che ci ha rilasciato il proprio indirizzo email, potremmo creare una mailing list suddivisa sulla base delle caratteristiche del potenziale cliente. Realizzeremo così email differenti a seconda degli argomenti a cui il visitatore sembrava interessato e riusciremo a colpire esattamente le sue esigenze.

3 Misuriamo il ROI e gli obiettivi prestabiliti

Troppi imprenditori o manager, ancora oggi, alla domanda “com’è andata la fiera?” non sanno cosa rispondere o magari pensano che sia stata ottimale perché si sono portati a casa centinaia di biglietti da visita che poi non si concretizzeranno in clienti. L’efficacia della partecipazione ad una fiera si misura in base agli obiettivi che ci siamo posti quando abbiamo deciso di prendervi parte. Se il nostro scopo era quello di aumentare la visibilità e la brand reputation della nostra azienda, possiamo constatare se questo si è tradotto in numeri: siamo riusciti ad incrementare le visite, perlopiù dirette, al nostro sito? In quanti ci hanno cercati sui Social Network o hanno telefonato per saperne di più riguardo i nostri prodotti? Allo stesso modo, se l’obiettivo primario era quello di acquisire nuovi clienti, dovremmo darci un tempo limite entro cui constatare se siamo riusciti a raggiungerlo. Un errore che compiono spesso le imprese in questa fase è quello di valutare subito gli effetti di una fiera: non è così facile, in quanto ci vogliono mesi per capire se il ROI ha soddisfatto le aspettative o se, per il futuro, sarebbe il caso di cambiare la propria strategia.

In questo articolo abbiamo visto come riuscire a sfruttare al massimo la partecipazione alle fiere, per fare in modo di non sprecare tempo e migliaia e migliaia di euro. Il vero segreto sta nel riuscire a coniugare i potenti mezzi tecnologici con i metodi più tradizionali, non solo durante la fiera ma anche prima e dopo. Nella fase di preparazione valutiamo quale manifestazione possa fare al caso nostro, portando riscontro economico e non alla nostra azienda, qual è il nostro budget e quali obiettivi intendiamo raggiungere. Successivamente, è opportuno creare all’interno del sito una sezione dedicata alla partecipazione in fiera, dove inserire tutte le informazioni di cui un utente può necessitare e fare promozione dell’evento. Qualche mese prima dell’inizio della fiera inizieremo a realizzare una serie di post sui Social Network e ad inviare email di invito all’evento. Durante la fiera il nostro obiettivo dev’essere quello di differenziarci dalla massa di competitor presenti in quei pochi metri quadri. Come fare? Prima di tutto, cerchiamo di esporre pochi prodotti ma innovativi, e di destinare un piccolo spazio alle demo. Mostriamo video di presentazione della nostra azienda e, soprattutto, cerchiamo di distinguere i numerosi potenziali clienti in base alle domande poste e agli interessi dimostrati. Quando finisce la fiera, scriviamo un articolo da pubblicare sul sito sull’andamento e sui prodotti portati sul sito e continuiamo a mantenere alta l’attenzione con post sui Social Network ricchi di fotografie e video. Iniziamo ad inviare email targettizzate, in base agli interessi dei diversi potenziali clienti, per convertirli in clienti. Sarebbe inutile concludere una fiera senza misurarne il ROI e il raggiungimento degli obiettivi prefissati: diamoci un periodo di tempo per constatare se, effettivamente, l’evento è stato efficace o no per acquisire visibilità e clienti.

Hai sempre puntato sulla partecipazione alle fiere ma negli ultimi anni non stanno producendo risultati e ti sembra di sprecare ogni volta migliaia e migliaia di euro? Contattami direttamente o prenota una consulenza: valuteremo assieme la tua situazione e cercheremo i modi migliori per rendere efficace la partecipazione alle fiere da parte della tua azienda.