È facile confondere il costo complessivo di una fiera con il solo costo dello stand. In realtà, quando decidiamo di prendere parte ad una manifestazione di settore, numerose sono le variabili economiche che entrano in gioco e che possono incidere, anche pesantemente, sulle spese maturate dalla tua azienda. È per questo che prima di affittare o acquistare uno stand in una manifestazione dovresti pensare a tutto ciò che ciò comporterà alle tue tasche. Dopotutto la partecipazione alla fiera non implica un successo assicurato, ma viene categorizzata sotto la voce “investimento”, e, come tutti gli investimenti, lascia sempre un margine di rischio.
Prima di proseguire in questo articolo, puoi addentrarti nell’argomento con le seguenti letture:
- Fiere di settore: investimento di marketing sempre efficace?
- Raccogli i contatti alle fiere, ma poi...come li trasformi in clienti?
- Perché partecipare ad una fiera del settore agricolo? 6 ottime ragioni.
1 Costo dello stand
Il costo più evidente quando si decide di partecipare ad una fiera di settore è quello dello stand. Il prezzo complessivo da pagare per affittare uno spazio nell’ottica di mettere in mostra la propria azienda può variare notevolmente in base a:
- quanto è conosciuta la fiera a cui si intende partecipare. Più blasonato sarà il nome della manifestazione, maggiore sarà il costo di uno stand, anche perché porterà con sé un ottimo numero di visitatori e garantirà all’azienda una grande visibilità ;
- il Paese in cui si tiene la fiera. Se in Italia abbiamo determinati prezzi, è probabile che all’estero partecipare ad una manifestazione possa essere più o meno costoso;
- le dimensioni dello stand. Anche in questo caso è bene fare un’attenta valutazione: se per i parametri precedenti è difficile avere ampia scelta (non si può sfuggire dai prezzi imposti dagli organizzatori dell’evento!), nel caso delle dimensioni dello stand si può decidere autonomamente se puntare su uno stand piccolo ed economico o su uno spazio grande ma costoso. Propendere per la prima opzione potrebbe però essere controproducente: se il nostro competitor, che si trova a pochi passi dal nostro stand, decidesse di spendere di più e di prendere lo stand di notevoli dimensioni, la nostra azienda verrebbe oscurata.
Molte aziende decidono di acquistare, e non solamente noleggiare, lo stand in fiera, mettendo in conto una partecipazione abitudinaria, di anno in anno. Questo comporta, nel lungo periodo, un costo decisamente minore. Tuttavia, si tratta dell’ennesima opzione da valutare a fondo quando si decide di puntare sul mondo delle fiere di settore: la tua azienda presenta una certa stabilità economica, che garantisca la partecipazione alla manifestazione nel corso degli anni? Hai già preso parte a diverse fiere e hai constatato, attraverso dati concreti, i benefici che possono portare alla tua attività? Stai pensando di cambiare metodo per ottenere visibilità, magari aprendoti alla pubblicità online, e sei consapevole del fatto che a breve potresti abbandonare questa strada? Tenere conto di tutti questi aspetti è fondamentale per non correre il rischio di acquistare, pagando migliaia e migliaia di euro, lo stand in fiera e di non usufruirne.
2 Il costo del tuo tempo e di quello del personale
Il tempo è denaro, come si suol dire. E l’organizzazione di uno stand in fiera, di tempo, ne richiede molto, a partire già dalla fase preliminare: stabilire il tetto massimo dell’investimento e gli obiettivi che si vogliono raggiungere; scegliere le dimensioni e la zona dell’area fieristica dove vorremmo che il nostro stand fosse posizionato; contattare gli organizzatori; capire quali prodotti e servizi mettere in evidenza e come attirare il maggior numero di potenziali clienti al nostro stand. Tutte queste riflessioni, fondamentali per arrivare ben organizzati alla manifestazione di settore, portano via intere giornate di lavoro.
Anche il tempo del personale che porteremo con noi alla manifestazione ha un costo non irrisorio. Prima di tutto, quello della trasferta, soprattutto se la fiera non è localizzata nella nostra città o, addirittura, si tiene in un Paese straniero: il biglietto del treno o dell’aereo e l’hotel porteranno via un bel po’ di denaro dalle nostre tasche. In secondo luogo, probabilmente in quei giorni il nostro team lavorerà più a lungo rispetto alle 6/8 ore quotidiane dell’orario comune. È per questo che bisogna tenere in considerazione anche il pagamento degli straordinari, soprattutto se la fiera si tiene durante il weekend.
Al termine della manifestazione bisognerà capire quali sono stati i costi effettivi, se hanno rispettato il budget preventivato e se sono stati raggiunti gli obiettivi che erano stati prefissati: possiamo dire che la fiera non si concluderà unicamente con la chiusura degli stand, ma proseguirà anche nelle settimane successive, attraverso conti e analisi, portandoci via una buona fetta del nostro tempo.
3 Il costo del marketing
È inutile noleggiare lo stand in fiera se nessuno sa che vi parteciperemo. Sarebbe come allestire un padiglione nel bel mezzo del deserto. È nell’ottica di far sapere al mondo come e dove potrà trovarci che, soprattutto prima della fiera, dovremo cominciare a dare il via ad una serie di attività di marketing.
La comunicazione, sia online sia offline, è un elemento cardine della partecipazione alle fiere. È per questo motivo che è impensabile non valutarla come un costo da affrontare. Prima di arrivare allo stand sarà opportuno dare una spolverata al sito aziendale: la maggior parte dei contatti che acquisiremo durante l’evento quasi sicuramente ci cercherà successivamente sul Web e il nostro sito sarà il nostro biglietto da visita. È per questo che, se notiamo delle carenze o delle problematiche, dovremo procedere con un restyling del sito e anche questo avrà un costo, più o meno irrisorio.
La comunicazione pre-fiera potrà essere fatta di newsletter, articoli da inserire nel blog, post sui Social Network oppure di volantini, spot pubblicitari alla radio o in televisione o annunci sui giornali: qualunque sia il canale e la strategia di marketing che decideremo di seguire per comunicare la nostra immagine aziendale in vista del grande evento, ci sarà un costo da affrontare. Lo stesso costo che avranno, d’altronde, tutte le attività di marketing che verranno svolte dopo la manifestazione, per mantenere acceso il rapporto con i cosiddetti “contatti caldi”: email, telefonate, invio di lettere postali. Tutto ciò è fondamentale per convertire i potenziali clienti in clienti e per incrementare la brand awareness nei contatti ottenuti ed è per questo che una buona parte del budget a disposizione dev’essere destinata all’attività di marketing.
4 Altri costi da mettere in programma
Oltre al costo dello stand in fiera, al costo del tempo e del personale e a quello dell’attività di marketing, esistono dei costi che talvolta vengono definiti “accessori”, che si camuffano bene tra una cosa e l’altra ma che possono raggiungere anche cifre elevate. È per questo che è necessario valutarli attentamente prima di decidere se partecipare o meno ad una manifestazione di settore.
Tra i costi sopracitati rientrano tutti quegli elementi che è indispensabile portare allo stand per rendere piacevole l’esperienza del visitatore che entra in contatto con la nostra azienda. Il nostro stand, infatti, deve rappresentare appieno la nostra mission aziendale, comunicare chi siamo e perché un potenziale cliente dovrebbe scegliere noi a discapito del competitor che si trova a pochi metri di distanza. Per farlo, dovremo sfruttare il potere della comunicazione in loco, che non passa solo dal rapporto faccia a faccia, ma anche da altri elementi. Per esempio, dai biglietti da visita, che devono essere semplici, professionali e, allo stesso tempo, unici e personalizzati. Oppure dalle brochure e dai cataloghi, che seguano un filo conduttore e che presentino nel migliore dei modi i nostri prodotti, i nostri servizi, i nostri valori. Ultimamente, all’interno degli stand fieristici, stanno prendendo piede anche i video. Grazie a questi è possibile presentare in poche parole la propria realtà, mostrare gli interni dell’azienda, i momenti di produzione, spiegare più approfonditamente ciò di cui ci occupiamo. Tutti questi elementi permettono alla nostra impresa di aumentare la brand reputation e di fare un figurone. Tuttavia, produrre video e brochure non è certamente immediato e, soprattutto, richiede la progettazione e la realizzazione da parte di professionisti per poter disporre di un lavoro eccellente e di qualità.
Allo stesso modo, soprattutto se si vogliono esporre prodotti di grandi dimensioni, sarà opportuno calcolare anche i costi del trasporto: se la manifestazione a cui parteciperemo si trova a migliaia di chilometri di distanza dalla nostra sede operativa, si tratterà di uno dei fattori principali che farà innalzare il costo iniziale d’investimento.
